Rechnungseingang optimieren mit No-Code und Künstlicher Intelligenz

Jedes Unternehmen hat einen Rechnungseingang. Wächst man als Unternehmen, dann wächst gewöhnlich die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit. Dabei wird der Prozess (oftmals unbewusst bzw. undokumentiert) den Anforderungen des Unternehmens bzw. den Angestellten des Unternehmens angepasst. Kommt dann der Tag, an dem man den Prozess wieder anpassen will, dann sind (richtiger Weise) alle IT Ressourcen mit den Kernprozessen des Unternehmens beschäftigt und die große Optimierung liegt vorerst auf Eis.

Nintex Manage Automate Optimize

Die Lösung zu diesem Dilemma nennt man Hyperautomation. Getriggert durch die RPA Welle will man nun den Facharbeitenden bzw. beim Rechnungseingang den Sachbearbeitenden und Buchhalter*innen Tools an die Hand geben, damit diese ihre Prozesse selbst verwalten können. Die Tools firmieren dann unter Schlagworten wie Business Process Management (BPM), Workflow Management Systemen (WMS) oder Process Platform. Viele dieser Plattformen bieten dann für bestimmte Prozesse Standard Templates für den Rechnungseingang. Aufgrund der hohen Individualität beim Rechnungseingang (same same but different) sind diese Templates oft keine optimale Ausgangsbasis für den eigenen Rechnungseingang. Daher empfiehlt es sich bei diesen Tools vor allem auf die Einfachheit bzgl. Anbindung an IHRE internen Systeme, Workflow Modifizierung und der Unterstützung von externen Tools wie singuläre Künstliche Intelligenzen (z.B. automatisierte Erfassung von Rechnungen, Bestellungen, etc.) zu achten. Zudem machen es diese Plattformen technisch einfacher, zu anderen oder innovativeren externen Anbietern mit Mehrwert zu wechseln.

Diese Plattformen können dann durch Template Anbindungen an Ihre Systeme und externe Tools optimal auf Ihre Zwecke angepasst werden.

In diesem Sinne ein großes Danke an Nintex, die mit uns ein Webinar zu dem Thema abgehalten haben; nachzusehen hier auf YouTube: Rechnungseingang mit KI und NoCode

Was sind nun die grundsätzlichen Schritte, um eine Prozess Plattform für den Rechnungseingang einzuführen?

Ziele setzen, KPI definieren 

Beim Rechnungseingang ähneln sich die Ziele oftmals. Im Folgenden sehen Sie ein Potpourri aus unseren Anfragen:

  • Weniger manuelle Tätigkeiten
  • Arbeitskräfte sinnvoll einsetzen
  • Hohe Belegvielfalt bei vergleichsweiser geringer Beleganzahl beherrschen
  • Echtzeit Reporting
  • Skonto Nutzung
  • Einheitliche Prozesse schaffen
  • Dunkelbuchungen mit KI ermöglichen
  • Maverick Buying eindämmen
  • Merger&Acquisition (M&A) durch KI ohne Antrainieren vereinfachen

Bei Betrieben, deren Kerngeschäft auf Rechnungen basiert (Factoring, Steuerberatung, Leasing, Versicherungen, etc.), geht es meist um die Konkurrenzfähigkeit, die Möglichkeit das Geschäft mit minimalem Aufwand zu skalieren und neue Geschäftsmodelle umzusetzen.

Rechnungseingang: Wer ist für Prozesse verantwortlich?

Die Prozess Verantwortung bzw. eine entsprechende Rolle wird definiert. Die verantwortliche Person bekommt die Mittel und Möglichkeiten den Prozess so weit umzusetzen, damit die gemeinsam vereinbarten Ziele im Team umsetzbar sind.

Mitwirkung aller Team Mitglieder

Die interne Akzeptanz ist für den Erfolg entscheidend. Daher müssen die Mitarbeitenden in die Entscheidung eingebunden werden, sich mit dem Team für das Tool entscheiden und bei der Umsetzung mitwirken.

Prozess Plattform selektieren

Easy: Wenn Sie von teuren, externen Consultants unabhängig bleiben wollen, dann achten Sie darauf, dass Ihre Angestellten sich mit dieser Plattform zurechtfinden. No-Code Lösungen bieten den Vorteil, dass Nicht-IT Menschen das System weiterentwickeln können und man die in der eigentlichen Prozess Implementierung außen vorlassen kann.

Anbindung intern genutzter Software sollte gemeinsam mit der IT geprüft werden. Die wesentliche Frage ist dabei, ob die Integration im Detail von den hausinternen Systemen (Input Management, ERP, DMS, ECM) ausreichend unterstützt werden.

Externe Tools für spätere Automatisierung mitdenken

Abhängig von ihren priorisierten Zielen ist die Integration von innovativen und sicheren Tools für z.B. Rechnungserfassung mit künstlicher Intelligenz, Auto-Kontierung, etc. mit dem Anbieter zu recherchieren. Wie unterstützt die Prozess Plattform die Integration von „Wunsch-Systemen“? Die IT-Landschaft entwickelt sich in einem unheimlichen Tempo weiter. Die Herausforderung ist es, Ihr System auf diese Veränderungen vorzubereiten. D.h. schnell neue Systeme in den Workflow und in die Plattform integrieren zu können. Die Zeiten, wo man sich für 5 Jahre für ein bestimmtes Tool entscheidet, sind vorbei. Wer hier nicht in der Lage ist mitzuziehen, wird es über kurz oder lang zu spüren bekommen.

Möglichkeiten zur Workflow Abbildung berücksichtigen

Lassen Sie sich vom Anbieter die Integration der Tools und Automatisierung im Folgeprozess in einem Prototyp zeigen. Speziell dort, wo es zum Abgleich mit anderen Daten aus anderen Systemen kommt, sollte man sich fokussieren. Wie einfach lassen sich hier die Prozesse definieren und Abgleiche mit Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP oder anderen Systemen integrieren und in einen effizienten(!) Workflow mit effizienter Oberfläche gießen.

TIPP: Falls Ihre Ziele im Bereich Automatisierung liegen, dann ist beim Rechnungseingang der Übergang von unstrukturierten in strukturierte Daten entscheidend. Trotz e-, x- ZugFerd & Co Rechnungen ist das manuelle Erfassen noch immer ein potenzieller Stolperstein. Die Erfassung steht am Anfang des Prozesses und jede Rechnung, die manuell oder fehlerhaft erfasst wurde, bedeutet hohen manuellen Aufwand bzw. Kosten und Zeitverzögerung. Lassen Sie sich für diese Entscheidung Zeit für einen Benchmark mit zufällig gewählten Rechnungen aus einem repräsentativen Kalendermonat. Es sollten zumindest 300 bis ca. 1000 Rechnungen sein, um die Fehlertoleranz zu verringern. Die Fehlertoleranz ist von der Samplegröße abhängig und nicht von der Gesamtmenge der Rechnungen! Z.B. misst das BLU DELTA Team die Automatisierungsrate der Erfassung in einem PoC. Dies ist die Rate (ohne Stammdatenabgleich) mit der man vollautomatisiert startet. Das System (sofern es echte KI ist) lernt davon ausgehend weiter.

Prozess / Workflow mit Planner bzw. Mapper definieren

Im Team den Prozess mit einem Planner oder Mapper visualisieren. Dadurch wird das Wissen des Prozesses innerhalb des Teams geteilt und gleichzeitig der Prozess definiert und dokumentiert.

Process Platform

Automatisierung planen

Basierend auf der Visualisierung identifizieren Sie nun Ihre Pain Points für die Automatisierung. Gewöhnlich gibt es zwei Bereiche:

  • Rechnungserfassung ohne Aufwand
  • Nachfolgende Dunkelbuchung dank richtiger Kontierung

Die Größe der Herausforderung in diesen Bereichen ist von der Industrie, Bildqualität, Positionsdatenanforderungen und Vielfalt der Eingangsrechnungen abhängig. Neuste Verfahren und Architekturen im KI Bereich sowie professionelles Datenmanagement wie es BLU DELTA abdeckt, schaffen hier eine neue Qualität der Erfassung und ebnen somit den Weg für eine hohe Qualität der Automatisierung der Folgeprozesse. Im Gegensatz zu älteren Technologien hat die Abhängigkeit zu Stammdaten und Bewegungsdaten Qualität (wie Purchase Order Daten) nicht mehr zwingend notwendig.

Bereit sein für Änderungen

Agile Methoden fördern und die Änderungen in einem kontrollierten, agilen Prozess umsetzen. Kanban ist kein Hexenwerk.

Operations & Optimieren

Die Voraussetzung für eine Optimierung ist die Messung der Ziele. Dies kann direkt über Datenabfragen geschehen. Ist dies nicht möglich, so kann dies auch Mithilfe von Samples bewertet werden. Ein repräsentatives, vergleichbares Set an Beispielen mit Referenz Output (Benchmarks, fixe Samples) oder immer wiederkehrende und zufällig gewählte Samples sind notwendig, um Fortschritte nachweisen zu können. Dies sollte bereits bei der Definition des Prozesses berücksichtigt werden, damit entsprechende Aufzeichnungen von Anfang an vorgesehen werden können.

In regelmäßigen Retrospektiven werden die Ziele vom Team geprüft und neue Maßnahmen für weitere Optimierungen vorgenommen.

Die Blumatix Intelligence GmbH arbeitet mit Prozess- bzw. No-Code Plattformen wie Nintex zusammen, um einfache, unabhängige und hochwertige Automatisierungen im Bereich Rechnungseingang und. Dokumentenverarbeitung mit der BLU DELTA Ready2Use KI schnell und einfach umzusetzen. No-Code und KI ergeben hier die perfekte Symbiose, um den Rechnungseingang für zukünftige Veränderungen auf effiziente und sichere Beine zu stellen.

Wollen Sie mehr Informationen über No-Code Plattformen und den Rechnungseingangsprozess erhalten, so kontaktieren Sie uns oder vereinbaren direkt einen Online-Termin. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

 

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist ein Produkt der Blumatix Intelligence GmbH, welche Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz und Softwareentwicklung berät und unterstützt.