Die Produktionsstraße für Steuererklärungen

Die Blumatix Intelligence GmbH vertraut für ihre Buchhaltung, Bilanzierung und Beratung in Sachen Steuern auf eine renommierte Steuerkanzlei. Als Anbieter einer führenden KI-Lösung für die Verarbeitung von Rechnungsdokumenten und -belegen wollten wir unsere digitalisierten und mit KI automatisiert erfassten Rechnungsdaten direkt in die Softwareanwendung des Steuerberaters importieren. Zeit, Kosten und mühsame manuelle Arbeit sollten auf beiden Seiten eingespart werden.

Doch anstatt einer standardisierten, DSGVO-konformen Schnittstelle zur Datenübertragung in die Steuerberater Anwendung trafen wir auf eine Applikation mit dem Namen “Databox”. Im Prinzip ein veralteter Windows Explorer Lookalike für manuelles Kopieren von Daten.

Dieses Beispiel sehen wir als symptomatisch für einen Großteil der in dieser Branche existierenden Lösungen. Durch unsere tägliche Arbeit mit den größten und auch innovativsten Softwareproduzenten und Cloud-Portalen im deutschsprachigen Segment für Steuerberatung und automatisierte Buchhaltung wollen wir diese Symptomatik nun genauer beleuchten.

Gesetzestreues Wissen, Sacharbeit und Prüfungen

Die meisten Steuerberater arbeiten bereits seit vielen Jahren mit einer fundierten Software, welche die operativen und manuellen Steuerberater Tätigkeiten mit all ihren Eigenheiten gesetzestreu Schritt für Schritt unterstützt. Umfangreiche Datenmasken, der Abgleich von Listen und eine Vielzahl von Prüfungen erleichtern Sachbearbeitende die Beherrschbarkeit der gesetzeskonformen Durchführung der Tätigkeiten.

Die Welt außerhalb der etablierten Steuerberater Software Lösungen hat sich längst den Anforderungen der Zeit angepasst. Innovationen wie Cloud, RPA und künstliche Intelligenz ermöglichen in der Zwischenzeit ein wesentlich effizienteres Arbeiten. Die bestmögliche Unterstützung manueller Schritte ist nicht mehr zeitgemäß. Der Markt fragt nach Vollautomatisierung, Prozesse ohne manuelle Interventionen des Menschen sind (zumindest für die Standardabläufe) das Ziel.
Wir erleben, dass innovative Betriebe bereits Technologien wie RPA und KI für die Automatisierung von einfachen operativen Tätigkeiten wie Rechnungserfassung, Vorkontierung bis hin zur Dunkelbuchung nutzen, während Steuerberater mit ihrer Softwareunterstützung oft noch mit der Entgegennahme von digitalen Dokumenten und dem zugehörigen digitalen Workflow kämpfen.

Digitalisierung – der Steigbügel für die Automatisierung

Die Digitalisierung – also Prozesse durchgängig in Software abzubilden und auf digitale Daten anzuwenden – ist jedoch nur der Steigbügel für die Automatisierung operativer Tätigkeiten ist. Einfache Tätigkeiten, wie z.B. Rechnungserfassung und Vorkontieren, können erst im digitalisierten Betrieb beispielsweise durch künstliche Intelligenz automatisiert werden.

Bewusstsein für Datensicherheit ist eine Voraussetzung

Steuerberater unterliegen der sogenannten besonderen Vertrauenswürdigkeit. Wenn man sich also für einen Steuerberater entscheidet, muss man sich um den Schutz von sensiblen Unternehmens-Daten nicht sorgen.

Daher kommt der Datensicherheit im Steuerberater Umfeld eine viel entscheidendere Rolle für Innovation zu als in anderen Branchen. Aber gibt es auch eine echte Auseinandersetzung mit diesem Thema?

Oftmals sehen wir, dass Unternehmensdaten in den Händen einzelner Personen und deren Laptops und Mailboxen liegen, Listen in unterschiedlichsten Formen an vielen Stellen importiert und exportiert werden und eine kleine, lokale IT-Abteilung sich um die Sicherung der Server und Daten kümmert.

Datensicherheit durch Shared Intelligence Konzepte oder anonymisierte Daten

In einem Zeitalter von Big Data und KI muss der moderne Steuerberater so viel Bewusstsein und Verständnis für Datensicherheit aufbauen, um zwischen Risiko und Fortschritt eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Zum Beispiel ist das Risiko ungleich geringer, wenn ein Service in der Cloud Daten nur verarbeitet und nicht permanent speichert – oder nur anonymisierte Daten in die Cloud übertragen werden. Ein Problem, das mit “Shared Intelligence” Konzepten wie bei einigen KI-Services sowohl in der Cloud als auch OnPremise gelöst werden kann. Shared Intelligence bedeutet, dass viele Unternehmen Daten für das Training bereitstellen und die daraus entstehende Intelligenz allen Unternehmen bereitgestellt wird.

Ist Dringlichkeit ein Thema?

Junge, agile Unternehmen mit neuen Technologien im Gepäck wandern von Steuerberater zu Steuerberater und präsentieren hinsichtlich Effizienz und Automatisierung, was schon alles möglich ist – aber eine ernstzunehmende, disruptive Alternative scheint am Horizont noch nicht auf.

Zukunftsorientierte Kanzleien und die nachfolgende Steuerberater-Generation sorgt jedoch für Druck und Bewegung unter der Oberfläche der etablierten Softwareanbieter. Der Unmut über die fehlende Digitalisierung und Automatisierung jenseits von Marketing-Broschüren wächst.

Unsere Wahrnehmung ist, dass es eine erhöhte Aufmerksamkeit des Steuerberater Mittelstands bezüglich der Digitalisierungsstrategie der marktbeherrschenden Kanzleien und Software-Anbieter gibt. Der Steuerberater Mittelstand, der sich vermehrt auf einzelne Branchen spezialisiert hat, will hier mitziehen, um die eigenen Schäfchen ins Trockene zu bringen. Jedoch bietet die Digitalisierung mehr. Wer bei Automatisierung vorne dabei ist, kann nicht nur seine Marktposition verteidigen, sondern die Bewegung am Markt für sich nutzen.

Ready-to-Use Künstliche Intelligenz ermöglicht Automatisierung in wenigen Tagen

Künstliche Intelligenz, die sofort nutzbar, also „ready-to-use“ ist ermöglicht etablierten Softwarehäusern die unmittelbare Umsetzung von Automatisierung - sicher und ohne Eingriffe in die vom Anwender gewohnten Software-Anwendungen.

Die Produktionsstraße für Steuerberater

Wenn wir in die Zukunft sehen, sehen wir eine künstliche Intelligenz, die von Steuerberatern trainiert und kontrolliert wird. Diese KIs arbeiten wie Roboter in Produktionsstraßen. Die Kundendaten werden geliefert und am Ende der Produktionsstraße werden die Steuererklärungen digital an das Finanzamt gesendet. Der Steuerberater ist im operativen Part für das KI-Training und die Überprüfung der vom KI-Prozess gemeldeten Auffälligkeiten zuständig.

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist ein Produkt der Blumatix Intelligence GmbH, welche Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz und Softwareentwicklung berät und unterstützt.