Rechnungserkennung: Einzelposten erfassen mit OCR

Eine gute Rechnungserkennung (auch OCR) – auf Basis eines Scans oder PDFs – schließt die letzte Meile für die Automatisierung in der Finanzbuchhaltung. Das Rechnungswesen hat in den letzten Jahren vielerorts auf die automatisierte Buchhaltung (mit Einzelpositionen) umgestellt. Die Rechnungserkennung ist in der (Kreditoren-) Buchhaltung der wichtigste Bestandteil und entscheidet über den Automatisierungserfolg.

Lange Zeit stand die Rechnungserkennung vor allem für die Rechnungsdetails wie Datum, Nummer, Kreditor, Debitor, Gesamtbetrag etc. zur Verfügung. Die Entwicklung der künstlichen Intelligenz hat jedoch zunehmend maschinelle Lernsysteme ermöglicht. Bei BLU DELTA ist es Teil unserer Kultur, dass wir regelmäßig Research Papers für OCR und Dokumentenerfassung im Detail lesen, um dann neueste Technologien wie Deep Learning und Transformer Modelle umzusetzen. Mit dieser Technologie ist es möglich, immer mehr spezifische Informationen aus Dokumenten mit immer höherer Genauigkeit zu extrahieren. Deshalb ist eine automatische Rechnungserkennung auf Linienebene (= Einzelpositionen) auch mit der BLU DELTA OCR API und der Rechnungsbearbeitung möglich! 

Wozu benötigt man Positionsdaten im Rechnungswesen? 

Die automatische Extraktion der Kopf (oder Header) Informationen einer Rechnung ist natürlich das Wichtigste, um viele Rechnungen in einen automatisierten Buchungsvorschlag umzuwandeln. Die iOCR und OCR-Technologie hat sich in diesem Bereich bereits bewährt und zu einer erhöhten Erkennungsrate bei Rechnungen geführt. Bei standardisierten Ledgern wird die Automatisierung von Buchungsvorschlägen immer besser. Es ist jedoch nicht immer möglich, einen kompletten Buchungsvorschlag mit den Header Informationen eines Belegs zu kreieren. Teilweise ist ein sogenanntes „Splitting“ einer Rechnung notwendig. Also nicht jede Rechnungszeile (oder Belegsposition) muss auf dasselbe Konto, Kostenstelle oder Projekt gebucht werden. Durch die Identifikation oder Erkennung von Einzelpositionen auf Rechnungen kann hier die Basis für eine automatisierte Split-Buchung gelegt werden. 

Wie erkennt BLU DELTA Informationen auf einer Rechnung oder Dokument? 

Künstliche Intelligenz kann man trainieren. Eine große Anzahl and Beispielbelegen und -rechnungen wird einer Intelligenz „gezeigt“. Bei BLU DELTA bereiten wir solche Beispiele auf. Basierend auf Input all unserer Kunden bereiten wir die Information fürs Training vor, kennzeichnen Datum, Nummer, Beträge und auch Positionsdaten. Wir stellen die Richtigkeit der Beispieldaten sicher. Daraufhin wird die künstliche Intelligenz mit vielen Beispiel-Rechnungen trainiert und mit einem zweiten Satz and Beispiel-Belegen die Qualität gemessen. Die Technologien dahinter sind Deep Learning und Transformer Architekturen. 

Darstellung von gefunden Kopf- und Positionsinformationen 

Jedes Rechnungsprogramm kann mit PDF umgehen. Deshalb generieren wir bei BLU DELTA neben dem Original ein zweites PDF, dass die gewünschten Informationen wie Gesamtbetrag, Steuerbeträge, Bestellnummer, Lieferdatum, Artikelnummern, etc. einzeichnet. Somit kann die Visualisierung in jeder Standardsoftware bewerkstelligt werden.  

Wollen Sie ihre Buchhaltung automatisieren oder verbessern? 

Falls ja, dann werden sie früh bemerken, dass die hochwertige und automatisierte Erkennung der Rechnung der Schlüssel für alle Folgeprozesse ist. Praktisch alle folgenden Entscheidungen sind von den erkannten Daten und Einzelpositionen abhängig. Die Erkennung sollte ohne großen manuellen Aufwand bei gleichzeitig hoher und/oder wachsenden Anzahl von Lieferanten gute Ergebnisse liefern. Nur bestimmte Technologien sind dafür gut geeignet. Tut ihr System das nicht? Dann sollten sie ihre Technologie im Detail hinterfragen und die dahinter liegenden Konzepte für ihre individuelle Situation beurteilen. Bei BLU DELTA sind wir immer für ein offenes Gespräch bereit. Wir nehmen uns gerne eine Stunde für eine kostenlose Beratung Zeit. 

Hinweis: Mehr Details wie eine OCR funktioniert und warum sie die Basis für RPA und weitere Automatisierungen darstellt, finden Sie auch in unserem Beitrag "Was ist OCR?".

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist ein Produkt der Blumatix Intelligence GmbH, welche Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz und Softwareentwicklung berät und unterstützt.