Rechnungen digitalisieren, aber wie(so)?

Digitalisierung, aber wieso? Alle sprechen seit Jahren von der Technik, die uns den Vorsprung bringen wird. Doch was bringt dieser anfängliche Mehraufwand in the long run? Ersparen wir uns tatsächlich etwas, und wie viel, wenn wir Dokumente wie Bestellungen, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen digitalisieren? Wie Sie auch rechtlich alles bei der Umstellung auf digitales Gut richtig machen, und das Ganze in der Praxis anwenden können, erfahren Sie in diesem Blog Beitrag. 

Rechnungen digitalisieren

Wieso Rechnungen digitalisieren?

Abertausende Briefe vollgepackt mit Rechnungen werden pro Monat verschickt, denn in vielen Branchen hält sich der Spruch ‚Nur Gedrucktes ist Wahres‘. Doch welche Vorteile würde ein digitaler Versand und der digitale Empfang von Dokumenten für die Weiterverarbeitung und Aufbewahrung bieten?

Für den Versender ergeben sich diese ersten Vorteile:

Kostenersparnis: Die Kosten für Papier, Druck, Kuverts und Versand fallen weg. Nicht nur gut für das Geldbörserl, sondern auch für die Umwelt, wenn der Zustelldienst weniger oft unsinnig durch die Gegend fahren muss.

Zeiteinsparung: Je nach Unternehmensgröße spart man sich die Arbeitskraft, die die ausgedruckten, hoffentlich maschinell vorgefalteten Rechnungen in die Kuverts friemeln müsste. Auch ist der Versand per Mail schneller als der per Post.

Der Empfänger hat folgende Vorteile:

Ablage ist einfacher: Die Ordner am Computer sind wesentlich besser durchsuch- und organisierbar, als die verstaubten alten Dinger im Keller. Auch ist das digitale Ordner-System von überall aus zugänglich. Ob ein Scan einer altmodisch analog empfangenen Rechnung das Original rechtlich ersetzt, erfahren Sie später im Beitrag.

Datensicherheit: Während die digitale Welt natürlich auch viele neue Gefahrenfaktoren bietet, schafft Sie ebenso Sicherheit vor mehreren Katastrophenfällen: Die Rechnung ist im Chaos am Schreibtisch einfach verschwunden oder vielleicht unabsichtlich mit in den Schredder gelandet? Ein Hochwasser hat das Kellerarchiv überschwemmt? Mit digitalen Absicherungen wie Backups oder redundanter Speicherung auf mehreren Servern steht Ihrem dauerhaftungestörtem Betrieb nichts mehr im Weg!

Zeiteinsparung: Das automatische Buchen wird durch den digitalen Prozess möglich gemacht. Über 90% aller Buchungen werden so automatisch veranlasst. Somit prüfen die Buchhalter*innen nur mehr die Fälle, in dem sich die KI nicht ganz sicher war. Auch das vielleicht später auftretende Suchen eines bestimmten Dokuments geht schneller von statten. Ebenso verkürzt sich die Suche nach Fachleuten zum Thema Buchhaltung, da weniger dieser Personen gebraucht werden.

Kostenersparnis: Durch all diese Faktoren wie das Platzsparen, Vereinfachen der Arbeit für die Buchhaltung und somit die Entlastung der Angestellten wird Geld gespart. Erst durch die Digitalisierung lassen sich automatisierte Prozesse durch Effizienztool wie KI und LowCode Prozessplattformen einsetzen. Das wirkt sich auf die aufzuwendende Zeit aus, und Zeit ist Geld.

Können digitale Rechnungen die ausgedruckten ersetzen?

Ja! In den Gesetzbüchern gibt es verschiedene Anweisungen dazu, wie Rechnungen aufzubewahren sind. In Deutschland müssen Geschäftsdokumente sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden. Fotografieren sowie auch Scannen ist erlaubt.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass digitale Rechnungen so gespeichert werden, sodass diese im Nachhinein nicht mehr verändert werden können, aber jederzeit abruf- und lesbar sind

Wenn die Unveränderbarkeit der Belege gegeben ist, ist ein rein digitales Rechnungsarchiv möglich.

Achtung! Einige andere juristische Unterlagen müssen unbedingt als Original-Dokument aufbewahrt werden. Informieren Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung bzw. bei Ihrer Wirtschaftskammer.

Rechnungen digitalisieren Prozess

Beispiel Workflows mit digitalisierten Rechnungen:

Der optimalste Workflow startet bereits völlig digitalisiert beim Versender der Rechnung:

  • Digitaler Versand der Rechnung per Mail
  • Sammlung aller dieser digitalen Rechnung auf einer Mailadresse
  • Von dort automatisierte Vorkontierung durch KI-Unterstützung
  • Skontonutzung bzw. Zahlungszieleinhaltung durch ERP Software
  • Automatisierte Ablegung der digitalen Rechnung in die vorgesehene Ordnerstruktur

Workflow, wenn die Rechnung analog ankommt:

  • Versand der ausgedruckten Rechnungen per Post
  • Scannen der eingegangenen Rechnungen mit Scanqualität von 300 dpi
  • Von dort automatisierte Vorkontierung durch KI-Unterstützung
  • Skontonutzung bzw. Zahlungszieleinhaltung durch ERP Software
  • Automatisierte Ablegung des digitalen Belegs in die vorgesehene Ordner Struktur
  • Originalbeleg kann vernichtet werden, wenn der digitale unveränderbar gespeichert wurde

Analogster Weg:

  • Rechnung per Post
  • Vorkontieren am Papier
  • Per Hand kontieren
  • Skonto/Zahlungsziel per Hand verfolgen
  • Einordnen

In unserem Arbeitsalltag treffen wir auf die unterschiedlichsten Formen und Ausprägungen des Rechnungseingangs. Vom Papierworkflow bis hin zum innovativsten Unternehmen, das noch mehr aus dem bereits vorhandenen Prozess rausholen will. Als KI-Anbieter in Sachen Dokumentenverarbeitung helfen wir Ihnen gerne bei der Automatisierung genau dieser Prozesse, und verweisen dabei gerne auf vertrauensvolle Partner für Digitalisierung.

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist ein Produkt der Blumatix Intelligence GmbH, welche Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz und Softwareentwicklung berät und unterstützt.

Andrea Pauritsch

Autorin: Andrea Pauritsch studierte nach ihrer Ausbildung an der Bundeshandelsakademie Hollabrunn Informationstechnik & Systemmanagement an der Fachhochschule Salzburg und arbeitete währenddessen am IT Helpdesk. Seit Jänner 2022 unterstützt sie das Team der Blumatix Intelligence GmbH in den Bereichen Customer Service, Marketing und Data Management.
Kontakt: a.pauritsch@blumatix.com