1. Dezember 2025
Wie moderne KI die Validierung und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen automatisiert
Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse organisieren. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 und der flächendeckenden Einführung strukturierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD wird die manuelle Verarbeitung Schritt für Schritt obsolet. Doch viele Organisationen stehen vor der Frage: Was bedeuten diese Formate im Detail – und wie lässt sich die Verarbeitung effizient automatisieren?
Strukturierte Rechnungen bringen hohe Datenqualität und rechtliche Sicherheit, aber auch neue technische Anforderungen. Genau hier kommt KI ins Spiel: Sie übernimmt Validierung, Fehlerprüfung und Mapping und sorgt dafür, dass Rechnungen korrekt und nahtlos im ERP landen.
Was eine E-Rechnung wirklich ausmacht
Im Kern ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, der nach einem festen europäischen Standard (EN 16931) aufgebaut ist. Es geht also nicht darum, ein PDF „digital“ zu verschicken, sondern Daten in einer Form bereitzustellen, die von einer Software ohne Interpretationsspielraum verarbeiten kann.
Der Standard definiert exakt:
- welche Informationen Pflicht sind,
- wie Daten strukturiert sein müssen,
- wie Beträge, Steuern und Positionen zu prüfen sind.
Dadurch werden Rechnungen maschinenlesbar, und genau das ist der entscheidende Vorteil gegenüber PDFs.
XRechnung: Der öffentliche Sektor setzt den Maßstab
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und in Deutschland das offizielle Format für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Auch im B2B-Umfeld gewinnt es zunehmend an Bedeutung, weil es eine eindeutige, valide und prüfbare Struktur bietet.
Typische Merkmale der XRechnung:
- klare Datentypen statt interpretierter Inhalte
- Pflichtfelder, die Fehlerquellen minimieren
- strenge Validierungsregeln
- hohe Automatisierbarkeit
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird dieses Format zum Standard für große Teile der Wirtschaft.
ZUGFeRD: Die hybride Brückentechnologie
Das Format ZUGFeRD 2.x verbindet zwei Welten: Ein PDF, das für Menschen lesbar ist und ein zusätzlich eingebettetes XML, das wiederum für Maschinen lesbar ist.
Wichtig: Erst ab Version 2.0.1 entspricht ZUGFeRD vollständig der europäischen Norm EN 16931.
Für Unternehmen bedeutet das:
- PDF bleibt sichtbarer Bestandteil (z. B. für manuelle Ablage)
- die XML-Struktur ermöglicht parallel die automatische Verarbeitung
- internationale Akzeptanz ist oft höher, weil der menschliche Aspekt erhalten bleibt
ZUGFeRD ist damit ein pragmatischer Weg, um PDF-basierte Prozesse schrittweise abzulösen, ohne den Nutzer komplett umzuerziehen.
Warum Validierung und Konformität entscheidend werden
Strukturierte Rechnungen sind zwar präziser als PDFs, aber nur, wenn sie korrekt erstellt wurden. In der Realität treten folgende Probleme häufig auf:
- Summen stimmen nicht mit Positionen überein
- Mehrwertsteuersätze sind falsch
- Pflichtfelder fehlen
- IDs sind fehlerhaft oder doppelt
- Format entspricht nicht EN 16931
Solche Fehler führen zu Ablehnungen, Verzögerungen und in Zukunft potenziell zu Meldeproblemen im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Unternehmen brauchen daher Systeme, die Rechnungen nicht nur verarbeiten, sondern auch valideren.
Wie KI die Verarbeitung strukturierter Rechnungen automatisiert
Moderne KI-Systeme wie BLU DELTA gehen weit über das reine “Einlesen” strukturierter Rechnungen hinaus. Sie übernehmen die technische und inhaltliche Prüfung und erkennen Abweichungen, bevor sie ins ERP gelangen.
Die wichtigsten Fähigkeiten:
Damit entfällt der Großteil der manuellen Arbeit und gleichzeitig steigt die Datenqualität erheblich.
Warum BLU DELTA bei XRechnung und ZUGFeRD überzeugt
BLU DELTA wurde entwickelt, um strukturierte Rechnungsdaten zuverlässig und vollständig automatisiert zu verarbeiten, egal ob XRechnung, ZUGFeRD oder Mischformate.
Der Vorteil liegt in der Kombination aus künstlicher Intelligenz und strengem Regelwerk:
- Verarbeitung und Validierung in einem Schritt
- Fehlertoleranz gegenüber unvollständigen oder abweichenden Rechnungen
- tiefes Know-how zu Rechnungslogik und buchhalterischen Feldern
- Cloud oder On-Premise, ISO-27001-zertifiziert
- nahtlose API-Integration für ERP- und Finanzsysteme
Für Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Geschwindigkeit.
Fazit: Strukturierte Rechnungen sind der neue Standard – KI macht sie produktiv
XRechnung und ZUGFeRD sind keine bloßen „Formate“, sondern der Grundstein für eine vollständig digitalisierte Buchhaltung.
Je früher Unternehmen in automatisierte Verarbeitung investieren, desto reibungsloser verläuft die Umstellung und desto mehr profitieren sie von Effizienz und rechtlicher Sicherheit.
What´s next? E-Rechnung automatisieren – strukturiert, sicher und skalierbar
Wenn Sie wissen möchten, wie gut Ihre Organisation auf XRechnung und ZUGFeRD vorbereitet ist oder wie automatisierte Validierung und Datenverarbeitung in Ihrem ERP funktionieren könnten, beraten wir Sie gerne.
BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.
BLU DELTA ist eine Künstliche Intelligenz der Blumatix Intelligence GmbH.
Autor: Martin Loiperdinger ist Co-Founder und CEO der Blumatix Intelligence GmbH. Zuvor war er in einem international agierenden Konzern für die Entwicklung von Kopierschutzlösungen verantwortlich und später als selbständiger Berater für mittelständische Unternehmen und Konzerne tätig. Seit 2016 treibt er die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung voran und macht Blumatix zu einem der innovativsten Anbieter im DACH-Raum. Sein Ziel: der mühelose Informationsaustausch zwischen Unternehmen.
Kontakt: m.loiperdinger@blumatix.at
