Von PDF zur E-Rechnung: Übergangsphase effizient meistern

20. November 2025

Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 verändert die Rechnungsverarbeitung tiefgreifend, jedoch nicht so abrupt, wie viele glauben.

Während der Gesetzgeber strukturierten Formaten wie XRechnung oder hybriden Formaten wie ZUGFeRD den Vorrang gibt, bleiben klassische PDF-Rechnungen in der Praxis weiterhin relevant. Genau in diesem Spannungsfeld entstehen für Unternehmen neue Risiken, aber auch enorme Chancen: Wer beide Welten souverän meistert, gewinnt Effizienz, Compliance-Sicherheit und einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dabei handelt es sich nicht um PDFs, sondern um strukturierte elektronische Rechnungen nach EN 16931. Trotzdem werden PDFs nicht über Nacht aus dem Geschäftsalltag verschwinden.

Dafür gibt es gleich mehrere Gründe:

• Unternehmen dürfen PDFs und Papierrechnungen weiterhin akzeptieren, sofern der Empfänger zustimmt.
• Viele Geschäftspartner, insbesondere kleinere Betriebe oder internationale Lieferanten, werden ihre Systeme nicht sofort umstellen.
• EU-weit ist die Harmonisierung erst für 2030 geplant, sodass global vernetzte Unternehmen ohnehin mit gemischten Rechnungslandschaften arbeiten werden müssen.

Kurz gesagt: Auch wenn E-Rechnungen kommen, PDFs bleiben uns noch eine Weile erhalten. Wer sich jetzt jedoch nur auf strukturierte Formate fokussiert, riskiert Prozessbrüche und manuellen Aufwand.

Eine E-Rechnung ist kein „digitales Dokument“ im klassischen Sinn, sondern ein strukturiertes Datenformat, das maschinell ausgelesen und validiert werden kann. Der europäische Standard EN 16931 definiert dabei, welche Inhalte in welcher Form enthalten sein müssen, damit eine Rechnung rechtskonform ist.

Die zwei derzeit wichtigsten Formate im Überblick:

In der Übergangsphase zwischen 2025 und 2028 leben zwei Systemlogiken parallel: die alte PDF-Welt und die neue XML-basierte E-Rechnung. Für Unternehmen bedeutet das doppelte Komplexität.

Unstrukturierte PDFs müssen per OCR und KI ausgelesen werden, ein Prozess, der je nach Qualität des Dokuments aufwendig sein kann. Strukturierte XML-Rechnungen liefern die Informationen zwar sauber, erfordern aber eine technische Validierung nach EN 16931 und oft eine Anpassung der ERP- oder Finance-Systeme.

Diese Doppelspurigkeit bringt Risiken:


• Medienbrüche

• unterschiedliche Prozessketten

• erhöhtes Fehlerrisiko

• parallele IT-Anforderungen

• Unsicherheiten bei Compliance und Archivierung

Wer hier nicht sauber trennt und gleichzeitig intelligent integriert, erzeugt Reibungsverluste im gesamten Rechnungsworkflow.

Die gute Nachricht: Moderne KI-Systeme wie BLU DELTA können sowohl PDFs als auch strukturierte E-Rechnungen automatisiert verarbeiten, ohne dass Unternehmen zwei komplett getrennte Workflows managen müssen.

Bei PDF-Rechnungen übernimmt die BLU DELTA KI die Extraktion relevanter Felder, von Rechnungsnummer über Summen bis zur Umsatzsteuer. Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen somit und gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig lassen sich strukturierte XML-Dateien automatisiert prüfen: Stimmen die Berechnungen? Sind die Daten vollständig? Entspricht die Rechnung der EN-16931-Norm?

Gerade in dieser Phase spielt KI ihre Stärke aus: Sie gleicht Formatunterschiede aus, erkennt Datenmuster, validiert Inhalte und sorgt dafür, dass Rechnungen in einer einheitlichen Struktur im ERP ankommen. Für Unternehmen entsteht dadurch ein durchgängiger, sauberer Prozess.

BLU DELTA wurde genau für dieses Szenario entwickelt. Die Plattform verarbeitet PDFs und XML-Rechnungen gleichermaßen – schnell, validiert, ISO-27001-zertifiziert und vollständig automatisiert.

In der Praxis bedeutet das:


• Unstrukturierte PDF-Rechnungen werden per KI ausgelesen und in strukturierte Daten überführt.

• E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD werden direkt validiert und geprüft.

• Fehler, Abweichungen und fehlende Pflichtfelder werden automatisch erkannt.

• Über REST-APIs gelangen die Daten nahtlos ins ERP oder Buchhaltungssystem.

BLU DELTA bildet damit die Brücke zwischen der Welt von heute und der Welt von morgen. Unternehmen müssen ihre Prozesse nicht doppelt pflegen, sondern profitieren von einem zentralen, einheitlichen Workflow – egal, in welchem Format die Rechnung eintrifft.

Die kommenden Jahre sind ein pragmatischer Mix aus PDF und E-Rechnung. Unternehmen, die diese Doppelspur nicht einfach „überstehen“, sondern aktiv gestalten, sichern sich einen massiven Vorteil.

Wer jetzt automatisiert, profitiert doppelt:


• weniger manueller Aufwand

• höhere Datenqualität

• geringere Fehlerquoten

• rechtssichere Prozesse über alle Phasen hinweg

• Zukunftssicherheit für ViDA 2030

Die eigentliche Transformation beginnt nicht erst 2027 – sie beginnt jetzt. Unternehmen, die beide Formate beherrschen, schaffen damit die Basis für eine vollständig digitalisierte Rechnungswelt.

Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, vermeiden unnötige Risiken und schaffen eine stabile Grundlage für effiziente, gesetzeskonforme Rechnungsprozesse. Wenn Sie prüfen möchten, wie gut Ihre Organisation auf die E-Rechnung vorbereitet ist und welche Automatisierungspotenziale konkret bestehen, unterstützen wir Sie gerne.

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur zukunftssicheren Rechnungsautomatisierung.

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist eine Künstliche Intelligenz der Blumatix Intelligence GmbH.